Eine strukturierte Anforderungsanalyse zur Definition eines Anforderungsprofils für eine Vakanz ist die Basis für eine erfolgreiche Personalrekrutierung. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine neu geschaffene Position handelt oder um eine Nachfolgebesetzung.
In der erstgenannten Ausgangssituation ist es naheliegend, dass die Verantwortlichen sich Gedanken darüber machen, über welche Merkmale in welcher Ausprägung der oder die zukünftige Stelleninhaber:in verfügen soll, um die Erwartungen an die neue Position erfüllen zu können. Ein altes Anforderungsprofil, auf das erneut zugegriffen werden kann, existiert schließlich nicht. Häufig stellt das die verantwortlichen Personen vor große Herausforderungen. Wie sieht hier eine sinnvolle Vorgehensweise aus und wer wird in den Prozess einbezogen?
Aber auch im Rahmen von Nachfolgebesetzungen ist es wichtig, das der Vakanz zugrunde liegende Sollprofil einer Überprüfung zu unterziehen. Je nachdem, wie lange der oder die bisherige Stelleninhaber:in die Position inne hatte, werden sich aufgrund der sich permanent verändernden Märkte, des Einsatzes neuer Technologien sowie einer veränderten Art der Zusammenarbeit mit Kund:innen und Kolleg:innen neue Anforderungen ergeben, die bei der ursprünglichen Stellenbesetzung gegebenenfalls noch gar nicht relevant oder gar abzusehen waren. Beide Ausgangssituationen bieten dem Unternehmen also eine gute Möglichkeit, sich im Rahmen der Rekrutierung zukunftsfähig aufzustellen.
Anforderungsanalyse: Aufgabenfelder definieren
Im ersten Schritt einer Anforderungsanalyse gilt es, die Aufgabenfelder und zukünftigen Tätigkeiten für die Position zu definieren. Im nachfolgenden Step werden darauf aufbauend die entsprechenden tätigkeitsspezifischen Anforderungen an den oder die Bewerber:in definiert. Ergänzend dazu werden auch tätigkeitsübergreifende Kriterien berücksichtigt. Hierzu zählen beispielsweise Flexibilität sowie die Lern- und Entwicklungsfähigkeit einer Person.
Auch rollenspezifische Anforderungen, die grundlegend für alle Führungskräfte im Unternehmen vorausgesetzt werden, sollten in die Anforderungsanalyse eingehen. Es ist wichtig, die Anforderungen präzise und verständlich zu formulieren. So lässt sich unter Kritikfähigkeit einerseits die Fähigkeit, konstruktiv Kritik üben zu können, andererseits aber auch das Entgegennehmen können von Kritik verstehen.
Workshop und strukturierte Interviews
Für das Entwickeln eines Anforderungsprofils kann es sinnvoll sein, einen Workshop mit Personen unterschiedlicher Perspektive durchzuführen. Beteiligte können u.a. der oder die Vorgesetzte, HR-Vertreter, wenn vorhanden der bzw. die bisherige Stelleninhaber:in, zukünftige Kolleg:innen oder sogar Kunden (intern/extern) sein. Anhand von strukturierten Interviews können so die relevanten Kriterien herausgearbeitet und gemeinsam verabschiedet werden. Vielleicht kann auch ein Blick in das Occupational Information Network (O*Net) aus den USA hilfreich sein. Dort finden sich für verschiedene Tätigkeiten die passenden Beschreibungsdimensionen, teilweise sogar inklusive kompletter Stellenbeschreibungen, die gegebenenfalls eine gute Grundlage für das eigene Anforderungsprofil sein können.
Wichtig ist, dass die definierten Anforderungen im Auswahlprozess dann auch messbar sind, sei es im Rahmen von strukturierten Interviews, Leistungstests, Persönlichkeitsanalysen oder anderen Vorgehensweisen. Eine systematische Anforderungsanalyse und das daraus abgeleitete Soll-Profil sind also Voraussetzung für eine Matching-Aussage in der Rekrutierung, um beurteilen zu können, ob die Kompetenzen, die Motive und die Persönlichkeit einer bzw. eines Kandidat:in (Ist-Profil) zu den Anforderungen einer Vakanz passen (Person-Environment-Fit).